Gestione commesse: strategia e pratica con un sistema APS di pianificazione

Le aziende che lavorano su commessa si trovano, a causa della natura del proprio business, a dover affrontare una certa complessità. La gestione delle commesse, infatti, coinvolge numerosi ruoli e risorse e, spesso, si estende su lunghi periodi di tempo.

Ci sono tanti fattori da coordinare: come rendere efficiente questo processo?

Se, da un lato (quello strategico), si possono adottare tecniche organizzative e di Project Management, dall’altro (quello pratico) ci viene in aiuto la tecnologia. In questo articolo vedremo come.

Tipi di commessa e nuovi settori: un mondo variegato

Nel panorama produttivo attuale, la produzione su commessa coinvolge non solo i “tradizionali” settori (es. meccanica, elettronica), ma si è estesa ad altre realtà.

Aziende del settore tessile, dell’arredamento, ma anche del food & beverage, hanno adottato questo metodo produttivo per poter rispondere alle crescenti richieste di personalizzazione da parte del mercato. Si passa, a seconda dei casi, dalla più semplice produzione su commessa ripetuta (dove i componenti sono già realizzati, ma vengono assemblati su richiesta), alle commesse uniche, che spesso includono anche la fase di progettazione del prodotto da zero.

In questo secondo caso, in particolare, si ha la maggiore variabilità in termini di gestione della commessa. Di fatto, non è raro rapportarsi frequentemente con il cliente e trovarsi a revisionare il progetto più e più volte. O, ancora, imbattersi in problematiche impreviste o non ancora affrontate nei progetti precedenti.

A cosa fare attenzione nella gestione delle commesse?

Posto che non sempre puoi prevedere tutte le casistiche, di certo è più facile affrontare i problemi conoscendo in anticipo le criticità più frequenti. Ecco, allora, alcuni aspetti da tenere sotto controllo per gestire le commesse al meglio:

• Rispetto delle tempistiche. Cerca di non sottostimare i tempi: di certo non vuoi scontentare un cliente in fase di offerta, ma è opportuno che tu consideri comunque un margine di tempo extra. Questo “cuscinetto” ti sarà utile a coprire eventuali difficoltà che possono verificarsi durante lo svolgimento del progetto… E ti consentirà, inoltre, di mantenere un rapporto migliore con il tuo cliente per il futuro.
• Organizzazione e responsabilità. Nel gestire una commessa assegna sempre compiti e ruoli in modo chiaro e fissa delle scadenze per le varie attività.
• Scambio e flusso di informazioni. Incentiva lo scambio di informazioni all’interno del team di lavoro e tra i vari reparti che partecipano al progetto. Rendi chiaro a tutti i collaboratori qual è la sequenza delle attività e a chi fare riferimento per il loro svolgimento.
• Visibilità sullo stato di avanzamento dei lavori. Ricollegandoci al tema precedente, considera di tenere traccia dello stato dei lavori e di condividerlo con i reparti coinvolti.
• Contenimento/eliminazione delle inefficienze. Applica, quando possibile, un approccio “lean”: individua le attività più dispendiose in termini di tempo e cerca di ridurre i tempi morti.
• Controllo sui costi. Misura e tieni monitorati periodicamente i costi (materiali, personale, fornitori, ecc.), assicurandoti di rispettare il budget stabilito. L’ideale sarebbe che tu avessi a disposizione una dashboard, sempre consultabile.

Gestione delle commesse: tool e tecnologie da sfruttare nella pratica

Visti questi punti a cui prestare particolare attenzione, forse ti starai chiedendo quali strumenti possono aiutarti nei vari aspetti della gestione delle commesse. La buona notizia è che puoi sfruttare diversi applicativi, alcuni dei quali, molto probabilmente, sono già implementati nella tua azienda.

Software APS (Advanced Planning and Scheduling) per la pianificazione avanzata della produzione.

Il sistema APS ti aiuta non solo nella schedulazione delle attività giornaliere in produzione ma anche, e soprattutto, nella pianificazione sul lungo termine. Poiché spesso le commesse hanno un orizzonte temporale lungo, è importante prevedere le tempistiche in relazione anche agli altri progetti in essere. L’APS, infatti, ti consente di definire i vincoli di produzione, così da programmare realisticamente i lavori in base alle risorse e al tempo disponibili.

Software MES (Manufacturing Execution System) per la gestione della produzione.

Il MES è in grado di fornirti visibilità in tempo reale sullo stato dei processi produttivi e di raccogliere dati preziosi per ottimizzare i tempi e ridurre gli sprechi. Spesso viene impiegato per dialogare direttamente con i macchinari ma anche, e soprattutto, con le persone. Ciò avviene sia fornendo materiale di consultazione (come istruzioni e video) direttamente in stabilimento, sia garantendo il collegamento con gli uffici (ad esempio l’ufficio tecnico) attraverso un efficiente sistema di workflow e messaggistica.

Software PLM (Product Lifecycle Management) per la gestione del ciclo di vita del prodotto.

Il PLM ti consente di centralizzare tutte le informazioni relative a un prodotto, dalla sua ideazione, alla produzione, alla distribuzione. Comprende, cioè, tutti i dati sul suo ciclo di vita utile.

Il sistema incentiva la comunicazione e lo scambio tra i vari team al lavoro sulla commessa in corso, perché permette di condividere documenti, disegni e dati sempre aggiornati all’ultima versione.

Piattaforma BI (Business Intelligence) per l’analisi dei dati.

Alimentare una BI con i dati provenienti dai vari sistemi ti permette di tenere sotto controllo costi e ricavi. Ciò ti consente di prendere decisioni consapevoli per salvaguardare la redditività della commessa, mantenendo monitorati tempi e marginalità.

Pianificare non solo la produzione ma anche la progettazione

Nonostante la grande attenzione e le tecnologie dispiegate per gestire le commesse nelle fasi realizzative, non di rado viene purtroppo trascurata la fase della progettazione. Eppure, è una parte essenziale e spesso critica nello sviluppo della commessa. Per questo, se ben gestita, può portare grandi vantaggi.

In cosa consiste la pianificazione del lavoro dell’ufficio tecnico?

Innanzitutto, è necessario allocare i vari progetti al reparto, distribuendo le attività sull’orizzonte temporale disponibile e stabilito. Le singole commesse vengono poi assegnate ai progettisti e/o ai team suddivisi per funzione. Da questo momento viene monitorato l’avanzamento delle attività di progetto, misurando e analizzando man mano i KPI di questa fase.

Per fare tutto ciò, la soluzione più pratica è adottare un software di Project Management che ti permetta di schedulare le attività, tener traccia dei dati e mantenere aggiornati e interconnessi i partecipanti al progetto.

Di certo potrai trarne diversi benefici:

• I vari responsabili (direzione, operations, acquisti, commerciale) possono avere visibilità sull’avanzamento dei progetti e del portafoglio, per adattare il proprio lavoro e prendere decisioni in base a quanto pianificato.
• Potrai verificare in qualsiasi momento se il progetto sta rispettando i tempi previsti. In questo modo, in caso di ritardi inaspettati, potrai ripianificare le attività (anche produttive) o concordare con il cliente una data di consegna diversa.
• Pianificando le attività di progettazione è più semplice stimare correttamente il budget di progetto e avere sotto controllo i costi in corso d’opera.
• In caso di imprevisti, puoi ripianificare le attività tenendo conto dei vincoli, così da valutare (e contenere) l’impatto dell’avvenimento sugli altri progetti in corso.
• Condividendo i piani di lavoro per ciascuna area, diventa possibile distribuire meglio le attività ai vari collaboratori e assegnare le priorità, gestendo anche eventuali emergenze.

I vantaggi di una gestione pianificata delle commesse

Ora che conosci le criticità della gestione delle commesse e le tecnologie per affrontarle, potrebbe scoraggiarti la mole di lavoro necessaria per implementare il tutto. Non è detto, però, che la tua azienda abbia bisogno di adottare tutti i metodi e i sistemi qui descritti. Come abbiamo visto, magari impieghi già alcuni software o, per il tuo tipo di produzione, potresti trovare alcuni interventi più indicati rispetto ad altri.

Il nostro consiglio è di concentrarti su ciò che può apportare il maggiore beneficio nella tua specifica situazione. Un punto, però, è certo: la pianificazione ti aiuta a intraprendere un percorso e a portarlo a termine senza lasciare nulla al caso. E, nel caso del lavoro su commessa, ti è ancor più utile per:

• Stimare il più correttamente possibile le tempistiche del progetto.
• Preventivare con maggior precisione le commesse.
• Rispettare maggiormente il budget e tenere sotto controllo costi e guadagni.
• Soddisfare le richieste del cliente e mantenere un buon livello di servizio.
• Coordinare il lavoro con il team interno e, anche, con i fornitori e/o i terzisti coinvolti nella commessa.

CyberPlan: la soluzione per pianificare la produzione e le attività dell’ufficio tecnico

Per pianificare efficacemente le tue commesse puoi affidarti a strumenti specifici come, ad esempio:

• CyberPlan APS, il sistema di pianificazione e schedulazione avanzata che ti permette di simulare e mettere in atto il tuo piano di produzione delle commesse ideale. Gestire i carichi di lavoro in stabilimento, simulare piani alternativi, coordinare scorte e acquisti diventa più semplice grazie all’interfaccia intuitiva e alla velocità di elaborazione. Inoltre, puoi impostare i tuoi vincoli di produzione così da tenere sempre sotto controllo l’effetto di eventuali modifiche sulle altre commesse pianificate.
• CyberPlan RSP, la piattaforma di Project Management che ti consente di pianificare le attività di progettazione, coordinare il team e assegnare task e priorità. Con RSP puoi tener conto delle skills specifiche dei membri del team e della loro disponibilità per distribuire il lavoro in modo ottimale. Hai, inoltre, a disposizione una serie di KPI con cui misurare e migliorare le performance di esecuzione della commessa.

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