WFM – Workforce Management
Il Workforce Management (WFM) è l’insieme di processi e strumenti che permettono di pianificare, organizzare e monitorare la forza lavoro in modo efficiente, integrando disponibilità, competenze, sicurezza e fabbisogno produttivo.
Cosa significa implementare un progetto di Workforce Management?
In ambito manifatturiero e logistico, la gestione della forza lavoro comprende:
- pianificazione e scheduling del personale (turni, assegnazioni a reparti o postazioni);
- gestione delle competenze delle persone (skill matrix), delle loro qualifiche e delle eventuali limitazioni;
- rilevazione tempi e presenze;
- analisi dei carichi di lavoro e bilanciamento delle risorse;
- reportistica, KPI e continuous improvement;
- previsione del fabbisogno di manodopera in base agli ordini.
Per sviluppare i propri progetti, Link Management ha selezionato awm suite, l’innovativa piattaforma SaaS per la pianificazione della forza lavoro.
Perché adottare un sistema di Workforce Management?
Meno costi, più produttività
Le aziende che adottano il WFM riducono fino al 33% i costi di straordinari non pianificati e aumentano la produttività media del +4%.
Compliance e sicurezza
Con il WFM aumenta la sicurezza perché la pianificazione tiene in considerazione il rispetto delle normative su orari, riposi, idoneità fisiche e certificazioni. In questo modo si riducono i rischi legati ad infortuni e malattie lavoro-correlate.
Soddisfazione e coinvolgimento del personale
Una buona pianificazione della forza lavoro, grazie a un WFM ben implementato, valorizza le competenze individuali, garantisce trasparenza nelle comunicazioni tra azienda e addetti, migliora il benessere delle persone.
Eliminazione dei silos informativi
La comunicazione tra HR, produzione e sicurezza diventa fluida e, come all’interno di un solo team, i dati vengono condivisi e aggiornati in tempo reale.
Digitalizzazione e “zero carta”
Con il Workforce Management i processi di pianificazione, monitoraggio e reporting diventano totalmente digitali. Si eliminano i documenti cartacei e si evita la condivisione di file da aggiornare manualmente.
Come viene strutturato un progetto di Workforce Management?
Ogni progetto di Workforce Management segue degli step ben precisi per adattare il software alle specifiche esigenze aziendali:
- Analisi iniziale: vengono mappati i processi e definita la struttura organizzativa.
- Definizione dei modelli di pianificazione: prevede la definizione dei turni, delle skill matrix e dei vincoli di pianificazione (requisiti di sicurezza, certificazioni, limitazioni, ecc.).
- Implementazione del software awm suite.
- Formazione e affiancamento nell’adozione del nuovo sistema di pianificazione.
- Monitoraggio delle performance e individuazione delle azioni migliorative.
Grazie alla nostra esperienza nell’integrazione con gli altri sistemi di fabbrica (MES, APS, ecc.), rendiamo i progetti di Workforce Management parte integrante della strategia di efficientamento produttivo aziendale, con risultati tangibili già dalle prime fasi di utilizzo.
Qual è l’impatto di un progetto di un progetto WFM?
Un progetto di Workforce Management non porta benefici solo in termini di efficienza organizzativa, ma genera un impatto diretto e misurabile su tutte le figure coinvolte nel processo produttivo: dagli addetti di linea ai manager, fino all’intera azienda.
Addetti: più comunicazione e trasparenza
Per gli operatori di fabbrica, il Workforce Management significa maggiore chiarezza e coinvolgimento.
Attraverso dispositivi collegati al sistema WFM, gli addetti possono consultare i turni di lavoro in tempo reale, verificare presenze e assenze, inviare richieste e comunicazioni da remoto e ricevere notifiche direttamente da smartphone.
Questa maggiore visibilità favorisce una pianificazione trasparente e collaborativa, migliorando la soddisfazione e riducendo i disallineamenti operativi.
Capi reparto: pianificazione efficace e gestione flessibile
Un software di Workforce Management industriale è il supporto ideale per i capi reparto, che permette loro di pianificare il personale in base a competenze, idoneità fisiche e requisiti di sicurezza.
Il sistema consente di assegnare con precisione gli addetti alle postazioni, gestire richieste di assenza da remoto, monitorare la presenza dei dipendenti in tempo reale e reagire in modo immediato a eventi imprevisti o variazioni di domanda.
In questo modo, la pianificazione dei turni e delle attività diventa un processo dinamico, controllato e altamente efficiente.
Manager: controllo, dati e decisioni basate sui KPI
Con un sistema di Workforce Management i manager e i responsabili di stabilimento hanno a disposizione uno strumento di governance e analisi dei processi produttivi.
Ne risultano la riduzione dei costi di pianificazione del personale, migliore versatilità e sviluppo delle competenze della forza lavoro e una centralizzazione dei dati per un monitoraggio efficace tramite dashboard analitiche.
Grazie alla possibilità di tracciare costi, produttività e scostamenti tra pianificato e reale, il management dispone di informazioni affidabili per prendere decisioni strategiche basate su dati concreti, in piena logica data-driven.
Azienda: efficienza, conformità e vantaggio competitivo
Per l’azienda, un progetto di Workforce Management è un investimento a medio-lungo termine che genera efficienza, riduzione dei costi e sostenibilità operativa.
L’adozione di una piattaforma WFM consente di ottimizzare la gestione del personale di produzione, aumentare la soddisfazione dei dipendenti e migliorare la conformità alle normative del diritto del lavoro.
La fabbrica diventa, così, più flessibile, reattiva e capace di valorizzare le persone: un modello organizzativo coerente con i principi di Industria 4.0 e con gli obiettivi ESG di sostenibilità e benessere aziendale.
A chi si rivolge un progetto di Workforce Management?
Responsabili Operations
- Pianificazione ottimizzata di persone, postazioni e turni
- Gestione assenze e relativo impatto sulla pianificazione giornaliera
- Integrazione con gli altri sistemi di fabbrica (MES, APS)
- Comunicazione con il personale tramite app mobile
- Dashboard mirate e KPI personalizzabili
Responsabili di stabilimento
- Visibilità in tempo reale su presenze e assenze
- Forte riduzione del tempo di pianificazione della forza lavoro
- Allocazione delle persone alle postazioni, tenendo conto di vincoli e specifiche
- Ripianificazione simulativa rapida e gestione degli imprevisti
HR Manager
- Aggiornamento automatico Skill Matrix
- Rispetto dei vincoli contrattuali
- Scadenziario certificazioni e visite mediche
- Riduzione assenteismo
- Migliore comunicazione tra organizzazione e addetti
Responsabili della sicurezza
- Verifica automatica del rispetto delle limitazioni fisiche
- Maggiore conformità alle normative di sicurezza
- Alert istantanei in caso di anomalie
- Storico degli interventi e delle turnazioni a disposizione per audit
Ritorno dell’investimento
Secondo un’analisi che include il feedback degli utenti che utilizzano awm suite per il Workforce Management e una ricerca del dipartimento di ingegneria dell’Università di Padova, il ROI (Return On Investment) si attesta sotto i 12 mesi dall’adozione del sistema.