Pianificazione aziendale integrata: dalla produzione al management

Hai mai sentito parlare di pianificazione integrata?

Probabilmente, se lavori in un’azienda molto grande e strutturata, potrebbe essere un concetto a te familiare. Tuttavia, se così non fosse, in questo articolo introdurremo l’argomento e vedremo insieme come puoi cominciare a svilupparla anche nella tua realtà.

Che cosa si intende per “pianificazione integrata”

Sebbene non sia ancora stata coniata una definizione univoca di pianificazione aziendale integrata (in inglese Integrated Business Planning), cercheremo di spiegarlo in modo semplificato. Di fatto, si tratta di un metodo per allineare le attività e le azioni dei vari reparti al fine di raggiungere gli obiettivi aziendali comuni, strategici e di budget.

Per poter mettere in atto la pianificazione integrata è necessario che tutti i reparti forniscano periodicamente al management informazioni precise e affidabili. In questo modo, i dirigenti possono avere una visione d’insieme dello stato dell’intera azienda e prendere decisioni basate su dati oggettivi.

Pianificazione integrata: il contributo della pianificazione della produzione

Nelle aziende produttive un ottimo punto di partenza per sviluppare un progetto di pianificazione integrata è la pianificazione della produzione.

Come mai?

Perché, anche se non sempre è evidente, ha un impatto su quasi tutti gli altri reparti, comprese le aree finance e vendite.

Pianificare la produzione, infatti, consente non solo di assegnare i carichi di lavoro e le risorse nei reparti produttivi, ma anche:

• di avere sempre sott’occhio (e sotto controllo) la situazione dell’evasione degli ordini di vendita e delle consegne;
• di indirizzare il lavoro dell’ufficio acquisti, fornendo quantità e tempistiche per l’approvvigionamento dei materiali;
• di programmare le scorte e dirigere le attività di magazzino in modo che siano di supporto alla produzione;
• di capire quanto e quando affidare lavorazioni ai terzisti;
• di dare visibilità al reparto vendite sullo stato della produzione, così da gestire in modo bilanciato gli ordini, per evitare sovraccarichi o, al contrario, prevenire cali di lavoro.

Come anticipato, anche il reparto finance viene influenzato: quanto deciso dalla pianificazione e dalle politiche aziendali (ad esempio di acquisto e di magazzino) impatta sulla situazione finanziaria e sull’attività del CFO (come la richiesta di prestiti e la determinazione delle condizioni con le banche).

Condivisione dei dati: ad ogni reparto il giusto strumento

Abbiamo visto che, per poter attuare la pianificazione integrata, la Direzione deve poter disporre di dati affidabili provenienti da ciascun reparto. Come fare?

Di fatto, la cosa migliore è affidarsi ai sistemi informativi impiegati in azienda. Se, per quanto riguarda la produzione, puoi estrapolare le informazioni dai sistemi MES (Manufacturing Execution System) e APS (Advanced Planning & Scheduling) quando presenti, negli altri reparti puoi fare affidamento su:

• il gestionale (ERP) per tutta la parte relativa alle informazioni amministrative;
• il CRM (Customer Relationship Management) per recuperare le informazioni commerciali (trattative in corso, vinte, perse, prospettive di vendita, ecc.) e di marketing;
• il QMS (Quality Management System) per quanto concerne la qualità;
• strumenti di pianificazione finanziaria e di gestione dei rapporti con le banche (tesoreria).

Il tutto dovrebbe convergere verso uno strumento aggregatore a disposizione del management, come ad esempio uno strumento di budgeting dedicato e/o sviluppato tramite Business Intelligence.

Quali sono i benefici della pianificazione integrata?

Avrai certamente intuito che sviluppare un progetto di pianificazione integrata richiede un certo sforzo a livello organizzativo e, molto probabilmente, di investimento. A volte può richiedere anche un’importante evoluzione strategica aziendale.

Nonostante ciò, se ben programmato ed attuato, può portare notevoli benefici alla gestione aziendale.

• Innanzitutto, avere a disposizione dati oggettivi e numericamente significativi per prendere decisioni strategiche, permette alla Direzione di ridurre il margine d’errore e agire in modo più mirato.
• Avere una visione d’insieme sull’andamento aziendale consente di individuare eventuali aree critiche e intervenire con prontezza per correggere o migliorare la situazione.
• Contemporaneamente, si vanno ad eliminare i compartimenti stagni tra i reparti, che spesso portano inefficienze e sprechi (scarsa comunicazione, ridondanza delle operazioni, ecc.). Si favorisce, quindi, la collaborazione tra le varie aree aziendali.
• Conseguenza del punto precedente è, ad esempio, la maggiore adattabilità al cambiamento in seguito ad evoluzioni di mercato, modifiche della supply chain, imprevisti, ecc.

Come dare il via al tuo progetto?

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