Facciata della sede di Megius Spa a Mestrino

Reattività e velocità: come CyberPlan ha cambiato la pianificazione in Megius

Un percorso di evoluzione digitale che parte dalla produzione

L’evoluzione digitale in un’azienda produttiva può avere origine da esigenze molto varie. Nel caso di Megius, azienda con sede a Mestrino (PD) specializzata nella produzione di box e cabine doccia, la spinta all’innovazione è arrivata grazie a un’intuizione del personale per risolvere una problematica fondamentale: poter comunicare ai clienti fattibilità e tempi di consegna dei prodotti ordinati.

Ecco come l’azienda ha affrontato il problema, supportata dalla consulenza di Link Management e da uno strumento avanzato come CyberPlan APS.

Megius: le particolarità della produzione e della distribuzione del prodotto

Megius è attiva da 50 anni nel settore dell’arredo bagno con la sua gamma di box e cabine doccia, saune e hammam. I componenti fondamentali, in questo tipo di produzione, sono lastre di vetro lavorate, profili in alluminio o acciaio, oltre alla consueta viteria e ad altri accessori. Mentre gran parte dei materiali viene reperita tramite fornitori terzi, i profili vengono realizzati e lavorati internamente.

La realizzazione dei prodotti avviene prevalentemente Make-to-Stock, quindi per scorta a magazzino ma, in caso di esigenze particolari o misure fuori standard, può essere gestita anche a commessa. Il cliente finale, grazie a un configuratore presente sul sito aziendale, può definire tutte le caratteristiche del box desiderato e richiedere un preventivo al rivenditore di riferimento. In base alla configurazione scelta, è possibile visualizzare già online le tempistiche di consegna.

Ma come possono i rivenditori e, in generale, i responsabili commerciali e i capi area essere certi di riuscire a rispettare i tempi comunicati?

È proprio da qui che nasce l’esigenza di Megius di adottare uno strumento per pianificare la produzione e calcolare i giusti lead time verso i clienti.

La situazione di partenza: una gestione manuale della pianificazione

Il fatto che un’azienda come Megius, che oggi conta più di 135 dipendenti e supera i 25 milioni di fatturato, adottasse strumenti “manuali” per la pianificazione non deve sorprendere. È una realtà cresciuta rapidamente e, come spesso accade in questi casi, il percorso di aggiornamento dei processi e dei sistemi richiede tempo.

La pianificazione, nello specifico, veniva gestita tramite un database sviluppato in Access e diversi fogli Excel a esso collegati. I calcoli e le elaborazioni inserite nel file venivano eseguiti di sera per poter programmare la produzione del giorno dopo. Questo processo richiedeva ore e, nel malaugurato caso in cui i file collegati fossero aperti da altri utenti, la procedura doveva essere rilanciata dall’inizio.

Un altro punto dolente era la verifica della fattibilità. Gli ordini venivano accettati e messi in produzione solamente in base alla disponibilità del vetro. Con questo approccio, tuttavia, non si teneva conto degli altri materiali necessari per completare il box, ovvero i profili, ma anche i componenti standard (come la ferramenta). A causa di questi mancanti, l’ordine rimaneva bloccato in attesa dei rifornimenti e si accumulavano ritardi nelle consegne, che potevano arrivare addirittura a un mese.

I disagi generati da questa incertezza si riflettevano sulla forza vendita, che non aveva strumenti per fornire risposte e gestire efficacemente il cliente finale.

L’identificazione del problema e la ricerca di una soluzione

È all’interno di questo contesto che si è rivelato fondamentale l’intervento dell’IT Manager.

“La mia postazione si trova accanto agli uffici della direzione e più volte mi è capitato di sentir parlare di questa problematica. Mi sono chiesto, allora, in che modo avrei potuto dare una mano per risolverla.

Ho cominciato a documentarmi sui sistemi di pianificazione disponibili sul mercato e ho cercato maggiori informazioni su CyberPlan.”

Mattia Ruffato (Megius Spa) – IT Manager

Da qui nasce l’incontro tra Megius e Link Management: CyberPlan APS si è rivelato lo strumento in grado di snellire i processi e di fornire il controllo necessario sui materiali e sulle tempistiche.

Con il supporto dei consulenti Link, è stato possibile:

revisionare le anagrafiche del gestionale, aggiornando o eliminando i dati obsoleti e mettendo ordine nel database;
strutturare i connettori, così da creare un dialogo ottimale tra i sistemi ERP e APS;
parametrizzare la struttura hardware, in modo da far girare efficacemente il software.

“Già durante la fase di implementazione, CyberPlan ci ha permesso di automatizzare molti dei processi che richiedevano un intervento manuale tutti i giorni.

Ci ha consentito, inoltre, di identificare le operazioni che non venivano svolte dal nostro gestionale e intervenire per rimediare.”

Mattia Ruffato (Megius Spa) – IT Manager

Schermata: Esplosione delle distinte base su CyberPlan.

Un nuovo modo di pianificare: rapidità e visibilità sui mancanti

Una volta interfacciato CyberPlan con l’ERP e adottato il nuovo approccio alla pianificazione, i vantaggi sono stati evidenti. Innanzitutto, ora in Megius si pianifica due volte al giorno (mattina e pomeriggio), in modo da avere visibilità sulle attività della mezza giornata successiva. Oltre a ciò, è migliorato il controllo sui materiali: è diventato più semplice e immediato individuare i mancanti e capire a quale commessa sono associati. Ne consegue che, per il reparto acquisti, la situazione delle scorte è sempre aggiornata e i solleciti ai fornitori sono mirati e puntuali.

“Da quando pianifichiamo con CyberPlan, i tempi di attraversamento si sono ridotti del 50%: da una media di 5 giorni, siamo passati a 2,5 giorni.

Anche nell’operatività quotidiana della pianificazione ho risparmiato molto tempo. CyberPlan mi ha permesso di sveltire le attività meccaniche e ripetitive, così da dedicarmi all’ottimizzazione dei processi e dell’ufficio tecnico.

Ora lavoro in modo più rilassato perché ho tutto sott’occhio e riesco a ricavare velocemente le informazioni di cui ho bisogno.”

Moreno Michelon (Megius Spa) – Responsabile Pianificazione

Schermata: Gestione dei materiali su CyberPlan: i colori indicano la disponibilità.

L’impatto positivo anche sull’ufficio commerciale

Come visto all’inizio, una delle principali difficoltà per il reparto commerciale era quella di fornire ai clienti una risposta più sicura sulla fattibilità e sulla consegna degli ordini.

Questo è ora possibile perché CyberPlan dà visibilità sullo stato dell’ordine. In Megius, nello specifico, vengono monitorate le ultime due fasi, assemblaggio e imballaggio, le più significative per poter formulare una stima corretta delle tempistiche.

Il tutto è reso ancora più agevole dall’utilizzo di tablet: CyberPlan viene spesso consultato via web e in vari punti degli stabilimenti per controllare lo stato sia delle scorte che degli ordini.

Infine, tramite Power BI, il reparto IT ha sviluppato delle dashboard che, incrociando i dati di CyberPlan con quelli degli altri applicativi aziendali, permettono ai commerciali di avere a disposizione il portafoglio preciso e aggiornato dei propri clienti, in modo che siano pronti a fornire risposte sicure e puntuali al cliente finale.

Uno sguardo al futuro: evoluzioni possibili per l’azienda

Naturalmente, i progetti di miglioramento in Megius non si fermano qui. L’azienda è in costante crescita e necessita di strumenti avanzati per gestire una gamma di prodotti sempre più ampia e che soddisfi le richieste del mercato.

“Con le ottimizzazioni attuali abbiamo raggiunto una produzione giornaliera di circa 600 box doccia. Con CyberPlan possiamo anche gestire i picchi di domanda, arrivando fino a 900-1000 box al giorno.”

Moreno Michelon (Megius Spa) – Responsabile Pianificazione

Per fare questo ulteriore passo in avanti, Megius ha in programma l’introduzione di un sistema MES nel reparto di produzione dei profili, in modo da fornire a CyberPlan informazioni sempre più precise sulle risorse in uso e sullo stato delle lavorazioni, anche nelle fasi precedenti all’assemblaggio.

Sarà poi fondamentale aggiornare il sistema gestionale per supportare pienamente le necessità di un’azienda strutturata e, oramai, di grandi dimensioni.

L’ecosistema attuale dei sistemi informativi di Megius contribuisce alla gestione ottimizzata dell’azienda e CyberPlan, oramai, ne costituisce un elemento indispensabile per supportare le future evoluzioni e crescite aziendali.

Scarica il Case Study di Megius

Link Management è partner implementatore di Cybertec.