Skill Matrix: valorizzare le competenze per aumentare la produttività

La skill matrix, o matrice delle competenze, è uno strumento ancora poco sfruttato nelle aziende manifatturiere. Eppure, spesso si rivela una carta vincente per venire incontro ai problemi organizzativi che affliggono responsabili di reparto, HR e HSE.

Ad esempio, immagina un reparto produttivo dove:

• Mario è esperto sulla macchina 3 ma non può lavorare sulla 5;
• Giovanni ha tutte le certificazioni per la saldatura, ma scadono tra due settimane;
• Laura sta imparando il montaggio, ma può lavorare solo in affiancamento;
• Mauro può sollevare al massimo 15 Kg;
• e (ciliegina sulla torta!) oggi manca Paolo, che era l’unico con l’abilitazione per eseguire una lavorazione urgente.

Questa situazione ti è familiare?

La sfida, specialmente quando gli operatori sono tanti, è assegnare le persone giuste alle postazioni giuste. Il tutto conciliando obblighi normativi e aspettative di produttività dell’azienda.

Senza uno strumento adeguato, queste informazioni sono sparse tra fogli Excel, annotazioni su quaderni, conoscenze “nella testa” del caposquadra. E spesso sono gestite in condizioni di urgenza o, addirittura, emergenza. Ogni errore di assegnazione, ogni rischio per la sicurezza, ogni spreco di tempo si traduce in inefficienza per l’azienda e stress per i lavoratori.

Vediamo, allora, cos’è la skill matrix, perché è fondamentale per affrontare questi problemi e come puoi gestirla efficacemente con sistemi dedicati come awm suite.

Cos’è la skill matrix?

La skill matrix è, di fatto, una tabella che mappa le competenze, il livello di abilità e le certificazioni di ogni persona all’interno dell’organizzazione produttiva.

La rappresentazione visiva può variare, ma tipicamente si utilizzano simboli o colori per indicare se un operatore non è formato, sta imparando, è autonomo o è esperto al punto da poter formare altri colleghi.

Perché la skill matrix è fondamentale in fabbrica (e non solo)

A differenza di altri ambienti lavorativi, in produzione la skill matrix non è solo uno strumento HR “nice to have”. È un requisito operativo essenziale, soprattutto quando le persone da gestire in reparto sono numerose, per avere tutto sotto controllo.

Quali sono gli aspetti principali che puoi gestire meglio con una skill matrix?

1. Complessità delle mansioni: molte lavorazioni industriali richiedono competenze specifiche, training prolungati, certificazioni obbligatorie. Associare un operatore alla mansione più appropriata è nel tuo interesse, per una migliore produttività, ma anche nel suo, per una maggiore valorizzazione del suo percorso.
2. Sicurezza sul lavoro: alcune postazioni richiedono abilitazioni precise (es: muletto, carroponte, lavori in quota, saldatura, ecc.). Assegnare una persona non qualificata, oltre che inefficiente, è illegale e pericoloso.
3. Qualità del prodotto: lavorazioni critiche devono essere eseguite da personale esperto. Un errore può generare scarti, rilavorazioni o, peggio, prodotti difettosi che arrivano direttamente al cliente.
4. Variabilità quotidiana e cambiamenti repentini: in alcuni settori industriali, assenze, picchi di produzione, urgenze possono essere la quotidianità per un capoturno. Senza una skill matrix aggiornata, la riassegnazione dei compiti rischia di portare ad errori e causare una deviazione nel piano di produzione.
5. Crescita professionale: tramite la skill matrix puoi avere piena visibilità sul livello di formazione dei tuoi operatori. Ti permette, quindi, di pianificare percorsi di formazione strutturati, aumentando la polivalenza del team e la flessibilità operativa.

Gestione manuale della skill matrix: quali sono i problemi?

Partiamo da un presupposto: avere una skill matrix non è la norma in tutte le aziende.

Perciò, se qualcuno nella tua azienda l’ha creata e la aggiorna periodicamente su un file Excel è già un passo avanti!

Tuttavia, sai bene anche tu che manutenere un file a mano richiede costanza, tempo e disciplina. Quali sono le cose che possono andare storte? Per esempio:

• Dati obsoleti e/o incompleti: sai quando sono stati aggiornati? E secondo quali criteri?
• Informazioni diffuse (o disperse): nell’ambito della gestione delle competenze sono coinvolte diverse figure. HR manager, responsabili sicurezza, capi reparto… Spesso i dati non vengono condivisi e ritrovare l’informazione che ti serve richiede tempo e “disturbo” dei tuoi colleghi.
• Difficoltà nell’incrociare i dati: quando si verifica un’assenza in reparto, spesso devi trovare un sostituto che possa non solo svolgere la mansione, ma che abbia anche certificazioni, abilitazioni, requisiti fisici specifici… Quanti filtri devi applicare nella tua tabella Excel? E, se trovi la persona giusta, è disponibile?

Inoltre, più aumenta il numero delle variabili (persone, macchinari, turni) più sarà complesso e laborioso trovare le combinazioni ottimali (e a norma di legge).

Il primo step: come mappare le competenze

Se, dopo queste premesse, stai pensando di strutturare la gestione delle competenze nel tuo stabilimento, ecco alcuni passaggi fondamentali per impostare una skill matrix.

1. Effettua una mappatura iniziale delle variabili

Per cominciare, stila un elenco di tutte le postazioni, le lavorazioni e le attrezzature utilizzate in produzione. Identifica le competenze necessarie per ciascuna e individua quelle per cui sono obbligatorie certificazioni o abilitazioni specifiche.

2. Definisci i livelli di competenza

Stabilisci, per ciascuna competenza, una scala chiara e condivisa del livello di autonomia. Ad esempio, potresti utilizzare una suddivisione a 5 livelli:

1. Non formato
2. In formazione (con affiancamento)
3. Autonomo sotto supervisione
4. Completamente autonomo
5. Esperto (può formare altri)

Deciderai tu, in base alle caratteristiche della tua azienda, quali e quanti livelli assegnare alla scala. L’importante è che tu definisca dei criteri oggettivi e verificabili per passare da un livello all’altro, senza basarti su valutazioni soggettive. Per esempio, potresti stabilire uno scatto di livello dopo n ore di lavoro su una certa macchina o dopo il completamento di un corso specifico.

Il secondo step: integrare la skill matrix nell’operatività quotidiana

Una volta costruita la skill matrix è necessario introdurla nelle procedure quotidiane per poterne vedere i vantaggi tangibili. Si tratterà di un lavoro “di gruppo” che andrà ad interessare non solo l’ambito della produzione, ma anche della gestione delle risorse umane, della sicurezza e del management.

1. Coinvolgi le persone

Un progetto di gestione delle competenze può essere utile ed efficace solo se condiviso con le persone interessate e se pienamente compreso da tutti. Per questo è importante che tu comunichi a tutti i livelli lo scopo e i benefici che può portare:

• Facilità di gestione delle assegnazioni per capi turno.

• Crescita professionale e maggiore sicurezza per gli operatori.
• Pianificazione della formazione e dei rinnovi delle certificazioni per HR e HSE.
• Informazioni e dati misurabili al servizio delle decisioni della direzione.

Essere parte del progetto, anziché “subirlo”, aiuterà ogni persona a sentirsi coinvolta e ad integrare le nuove procedure nel proprio lavoro.

2. Monitoraggio e miglioramento continuo

La skill matrix non è uno strumento statico. Sarà necessario aggiornarla periodicamente, man mano che i vari operatori progrediscono nel loro percorso professionale (salendo di livello) e ogni qualvolta verranno rinnovate visite mediche, certificazioni, attestati, ecc.

Ti aiuterà, inoltre, a capire come gestire strategicamente il tuo team: c’è qualcuno che ha bisogno di ulteriore formazione? Dovresti valutare l’inserimento di una nuova risorsa? Oggi è meglio prediligere la massima velocità in produzione o puoi rallentare leggermente per formare un operatore meno esperto?

Uno strumento molto utile per gestire dinamicamente la skill matrix: awm suite

Fin qui abbiamo visto, a livello generale, a cosa serve e perché è importante la skill matrix. Abbiamo anche visto, però, che una gestione manuale tramite fogli di calcolo può essere, spesso, più d’intralcio che d’aiuto.

È qui che entra in gioco uno strumento specifico per la gestione della forza lavoro come awm suite. Si tratta di una piattaforma di workforce management, sviluppata specificamente per l’ambiente produttivo, che ha tra le sue funzionalità principali proprio la gestione della skill matrix.

Ma perché affidarsi ad awm suite?

È presto detto:

• Perché mantiene aggiornata la skill matrix in modo automatico grazie all’integrazione con gli altri sistemi informativi aziendali. Ad esempio, può rilevare dal MES il numero di ore in cui un addetto ha lavorato su una determinata macchina (e, quindi, quando ha raggiunto l’esperienza sufficiente per “salire di livello” in una certa competenza).
• Perché ti avvisa quando le certificazioni e le abilitazioni stanno per scadere, dandoti il tempo di organizzare interventi formativi.
• Perché incrocia i dati per te, indicandoti, in caso di imprevisto, quale persona assegnare a quale lavorazione. Il tutto evitandoti non solo perdite di tempo, ma anche possibili errori e non conformità normative.
• Perché la piattaforma è accessibile a più reparti aziendali, consentendo la consultazione e l’aggiornamento non solo al responsabile di produzione, ma che ad HR, a manager HSE, al reparto pianificazione, ecc…

Scopri awm suite con Link Management

In Link Management supportiamo le aziende manifatturiere nell’ottimizzazione dei processi produttivi attraverso l’integrazione di soluzioni complementari. Da un lato implementiamo software come Opera MES, CyberPlan APS e Quarta Evo per la gestione e il controllo della produzione e della qualità. Dall’altro affianchiamo questi sistemi con soluzioni di workforce management come awm suite per la gestione ottimale delle persone, delle loro competenze, delle loro certificazioni.

Perché in fabbrica sono sempre le persone, con la loro esperienza e professionalità, a fare la differenza. Gestire bene le competenze attraverso una skill matrix strutturata ed efficace significa far funzionare meglio l’intera azienda.

Desideri saperne di più su awm suite e approfondire come implementare una skill matrix efficace nel tuo stabilimento?

Contattaci per una consulenza personalizzata. Analizzeremo insieme la tua situazione specifica e ti aiuteremo a trovare la soluzione più adatta a raggiungere i tuoi obiettivi operativi e organizzativi.